データ入力スタッフの面接：質問・コツ・便利な言い方

注文の入力、顧客リストの更新、請求書の確認など、1つか2つの作業を挙げます。使ったツール（表計算ソフトなど）も伝えます。事務の経験が少ない場合は、ほかの仕事で細かい点に気を配った経験を話します。

タイピングの速さが分かれば、「about fifty words a minute」のように伝えます。次に、保存する前に元の資料と照らし合わせるなど、確認の習慣を1つ挙げます。急ぐのではなく、一定のペースで進めると話します。

手順を順番に説明します。たとえば、元の資料を読む、入力する、数字と名前をもう一度照らし合わせる、保存する、という流れです。目が疲れないように、短い休憩を取ることも加えられます。

本当にあった短い話を1つ選びます。どんなミスで、どう気づき、何をしたかを話します。たとえば「2人のお客様に同じ番号がついていたので、上司に伝えました」のように話します。結果が分かれば最後に添えます。

推測はしない、と伝えます。まず元の資料を確認します。それでも分からなければ、記録に印をつけて、上司や担当の人に聞きます。質問するのは丁寧な選択だ、という姿勢を見せます。

具体的な行動を挙げます。たとえば、席を離れるときは画面をロックする、パスワードは人に教えない、必要なファイルだけ開く、などです。会社のプライバシーのルールに従うことも伝えます。

中身は読まないし、データにも触れないと伝えます。同僚に画面が開いていることをそっと知らせる、またはチームのルールに従って、必要なら上司に伝える、と話せます。理由として、情報が個人のものであることを説明します。

実際の習慣を話します。短い休憩を取る、少しずつ区切って進める、区切りごとに確認する、机の上を整えておく、などです。同じ作業でも落ち着いて丁寧に進める、と伝えます。

表計算ソフト、データベース、オンラインフォームなど、使ったことのある種類を挙げます。レベルは正直に伝えます。初めてのツールは覚えが早いと話し、新しいシステムを覚えた例を1つ添えます。

すぐに直し、ほかの人に影響がありそうなら上司に伝える、と話します。次は防げるように、確認を1つ増やすなど、変えることも加えます。ここでは完璧に見せるより、正直さが大切です。