Di halaman ini
Pertanyaan untuk latihan
How do you manage a calendar with lots of meetings?
Bagaimana kamu mengelola kalender yang penuh dengan rapat?
Kenapa mereka bertanyaDirektur punya jadwal yang sangat padat. Pewawancara ingin melihat bahwa kamu punya cara kerja yang jelas, bukan hanya niat baik.
Ceritakan rutinitasmu. Misalnya, kamu memeriksa jadwal setiap pagi dan malam sebelumnya. Jelaskan cara menentukan prioritas dan memberi jeda antar rapat. Beri satu contoh singkat dari pekerjaan sebelumnya.
Two meetings clash, and both people are important. What do you do, step by step?
Dua rapat bentrok, dan keduanya penting. Apa yang kamu lakukan, langkah demi langkah?
Kenapa mereka bertanyaJadwal bentrok terjadi setiap hari. Pewawancara ingin mendengar langkah yang tenang dan logis, serta penilaian yang baik.
Pakai langkah yang jelas: pertama, cek rapat mana yang lebih mendesak. Lalu tanya atasanmu jika kamu ragu. Setelah itu, pindahkan rapat yang lain dengan sopan dan tawarkan waktu baru. Terakhir, perbarui jadwal dan konfirmasi ke semua orang.
Tell me about a trip you organised for a manager. What did you arrange?
Ceritakan tentang perjalanan yang pernah kamu atur untuk seorang atasan. Apa saja yang kamu siapkan?
Kenapa mereka bertanyaMerencanakan perjalanan butuh ketelitian. Pewawancara ingin melihat bahwa kamu memikirkan semuanya.
Sebutkan bagian-bagiannya: penerbangan, hotel, transportasi, rapat, dan dokumen. Jelaskan bagaimana kamu membagikan rencananya, misalnya satu halaman berisi semua jam dan alamat. Sebut rencana cadangan yang kamu buat.
Tell me about a time someone asked you for private information. What did you say?
Ceritakan saat seseorang meminta informasi pribadi kepadamu. Apa yang kamu katakan?
Kenapa mereka bertanyaPekerjaan ini butuh kepercayaan. Pewawancara ingin tahu bahwa kamu bisa menolak dengan sopan dan menjaga informasi.
Ceritakan kisah singkat, tetapi jangan sebut rahasia atau nama yang sebenarnya. Tunjukkan bagaimana kamu menolak dengan sopan dan tetap menawarkan bantuan, misalnya: “I can’t share that, but I can pass on a message.” (Saya tidak bisa memberitahukannya, tetapi saya bisa menyampaikan pesan.)
How do you keep your manager’s information private every day?
Bagaimana kamu menjaga kerahasiaan informasi atasanmu setiap hari?
Kenapa mereka bertanyaMenjaga kerahasiaan adalah kebiasaan harian, bukan kejadian sekali saja. Pewawancara ingin mendengar kebiasaanmu.
Sebutkan kebiasaan sederhana. Misalnya, kamu mengunci layar, tidak meninggalkan kertas di meja, dan tidak membicarakan rapat, bahkan dengan tim. Buat jawabanmu praktis dan singkat.
Tell me about a time when plans changed at the last minute.
Ceritakan saat rencana berubah di menit terakhir.
Kenapa mereka bertanyaRencana direktur yang sibuk sering berubah. Pewawancara ingin melihat bahwa kamu tetap tenang dan bertindak cepat.
Katakan apa yang salah, apa yang kamu lakukan sendiri, dan bagaimana akhirnya. Misalnya: penerbangan dibatalkan di malam hari, kamu memesan yang baru dan memindahkan tiga rapat. Tutup dengan hasilnya.
How do you stay calm under pressure?
Bagaimana kamu tetap tenang saat berada di bawah tekanan?
Kenapa mereka bertanyaAsisten yang tenang membantu seluruh kantor. Pewawancara ingin mendengar cara nyata, bukan hanya “I am calm” (Saya tenang).
Jelaskan apa yang kamu lakukan: berhenti sejenak, membuat daftar singkat, lalu mengerjakan tugas yang paling mendesak lebih dulu. Setelah itu beri contoh singkat dari pekerjaanmu.
What does a normal day look like in your work as an assistant?
Seperti apa hari biasa dalam pekerjaanmu sebagai asisten?
Kenapa mereka bertanyaPertanyaan ini membantu pewawancara memahami pengalamanmu dan cara kamu mengatur waktu.
Ceritakan harimu secara berurutan: pagi memeriksa email dan jadwal, menyiapkan rapat, memesan perjalanan, lalu tugas tindak lanjut. Pakai kata waktu yang sederhana seperti “first” (pertama), “after that” (setelah itu), dan “at the end of the day” (di akhir hari).
How do you decide what matters most when you have many tasks?
Bagaimana kamu menentukan mana yang paling penting saat tugasmu banyak?
Kenapa mereka bertanyaPewawancara ingin melihat penilaianmu tentang prioritas saat semuanya terasa mendesak.
Jelaskan caramu. Misalnya, kamu melihat tenggat waktu, bertanya apa yang paling dibutuhkan atasanmu, dan menyimpan daftar prioritas. Katakan apa yang kamu lakukan saat ragu: kamu bertanya sejak awal.
How do you work with other people who want time with your manager?
Bagaimana kamu bekerja dengan orang lain yang ingin bertemu atasanmu?
Kenapa mereka bertanyaAsisten menjaga waktu atasan, tetapi tetap harus sopan dan membantu semua orang.
Tunjukkan bahwa kamu ramah tetapi tegas. Jelaskan cara kamu memeriksa permintaan, menawarkan waktu yang cocok, dan menjelaskan dengan sopan saat jadwal penuh. Sebut bahwa kamu selalu memberi kabar kepada atasanmu.
Let me think of a real example.
Biar aku pikirkan contoh nyata.
Clara
Pelatih AI
Leo
Pelatih AI
Kalimat yang bisa dicoba
Let me think of a real example.
Biar aku pikirkan contoh nyata.
First I check what is most urgent, then I move the rest.
Pertama aku cek mana yang paling mendesak, lalu aku pindahkan yang lain.
I’m sorry, I can’t share that, but I can pass on a message.
Maaf, aku tidak bisa memberitahukannya, tetapi aku bisa menyampaikan pesan.
I check the diary each morning and again before I leave.
Aku memeriksa jadwal setiap pagi dan sekali lagi sebelum pulang.
When the flight was cancelled, I booked a new one and moved the meetings.
Saat penerbangan dibatalkan, aku memesan yang baru dan memindahkan rapat.
If I’m not sure which meeting is more important, I ask my manager.
Kalau aku tidak yakin rapat mana yang lebih penting, aku bertanya kepada atasanku.
Pertanyaan umum
Bolehkah aku menceritakan detail pribadi dari pekerjaan terakhirku sebagai contoh yang bagus?
Sebaiknya jangan. Buat contohmu tetap umum. Jangan sebut nama, angka, atau rahasia. Kamu bisa bilang “a senior manager” (seorang manajer senior) atau “an important client” (klien penting). Dengan begitu pewawancara tahu kamu paham soal kerahasiaan, dan itu sangat penting untuk pekerjaan ini.
Bagaimana kalau aku belum punya pengalaman sebagai executive assistant?
Pakai contoh dari pekerjaan lain, kuliah, atau kegiatan sukarela. Mungkin kamu pernah merencanakan acara, mengatur jadwal kerja, atau mengatur perjalanan untuk satu kelompok. Jelaskan apa yang kamu lakukan sendiri dan bagaimana akhirnya. Tunjukkan cara kerja yang jelas dan kebiasaan yang teliti.
Apa yang harus kulakukan kalau aku tidak mengerti pertanyaannya?
Tidak apa-apa untuk bertanya. Kamu bisa bilang, “Sorry, could you say that again, please?” (Maaf, bisa tolong diulang?) atau “Do you mean in my last job?” (Maksudnya di pekerjaan terakhirku?). Kalau butuh waktu, katakan, “Let me think of a real example.” (Biar aku pikirkan contoh nyata.) Jeda singkat itu wajar.