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練習する質問
How do you manage a calendar with lots of meetings?
会議の多いカレンダーを、どのように管理していますか？
質問の意図担当する役員の予定はとても詰まっています。気持ちだけでなく、はっきりした方法があるかを見たい質問です。
いつもの流れを説明します。たとえば、毎朝と前日の夜に予定を確認します。優先順位の付け方や、会議の間に余裕を作る方法も話します。以前の仕事から短い例を1つ挙げましょう。
Two meetings clash, and both people are important. What do you do, step by step?
2つの会議が重なり、どちらの相手も重要です。順番に、どう対応しますか？
質問の意図予定の重なりは毎日のように起こります。落ち着いた順序立てた対応と、よい判断を知りたい質問です。
順番にはっきり話します。まず、どちらが急ぎか確認します。迷ったら上司に聞きます。次に、もう一方を丁寧に動かして新しい時間を出します。最後に、予定表を直して全員に確認します。
Tell me about a trip you organised for a manager. What did you arrange?
上司のために手配した出張について教えてください。何を手配しましたか？
質問の意図出張の手配には細かい注意が必要です。すべてに気を配れるかを見ています。
飛行機、ホテル、移動、会議、書類など、手配した内容を挙げます。計画をどう共有したかも話します。たとえば、時間と住所を1枚にまとめました。用意した代わりの案があれば、それも伝えます。
Tell me about a time someone asked you for private information. What did you say?
誰かに非公開の情報を求められたときのことを教えてください。何と答えましたか？
質問の意図この仕事では信頼が大切です。丁寧に断って情報を守れるかを知りたい質問です。
短い話にします。本当の秘密や名前は出しません。丁寧に断って、代わりに手伝えることを伝えた流れを見せましょう。たとえば「I can’t share that, but I can pass on a message.」です。
How do you keep your manager’s information private every day?
上司の情報を、毎日どのように守っていますか？
質問の意図守秘は1回きりではなく、毎日の習慣です。普段の行動を聞きたい質問です。
簡単な習慣を挙げます。たとえば、画面にロックをかけます。机の上に書類を置きません。会議の内容は、チームにも話しません。実際的で短い答えにしましょう。
Tell me about a time when plans changed at the last minute.
直前に予定が変わったときのことを教えてください。
質問の意図忙しい役員の予定はよく変わります。落ち着いて、すばやく動けるかを見ています。
何が起きたか、ご自分で何をしたか、どうなったかを話します。たとえば、夜に飛行機が欠航になり、新しい便を取って会議を3件動かしました。最後に結果で締めましょう。
How do you stay calm under pressure?
プレッシャーの中で、どのように落ち着いていますか？
質問の意図落ち着いたアシスタントは、オフィス全体の助けになります。「落ち着いています」だけでなく、具体的な方法を聞きたい質問です。
していることを説明します。少し手を止めます。短いリストを作ります。いちばん急ぎの作業から片付けます。そのあと、仕事の短い例で示しましょう。
What does a normal day look like in your work as an assistant?
アシスタントとしての普段の1日は、どのような流れですか？
質問の意図これまでの経験と、時間の使い方を知るための質問です。
1日を順番に話します。朝はメールと予定の確認です。その後、会議の準備、出張の手配、フォローの作業と続きます。「first」「after that」「at the end of the day」のような簡単な言葉を使いましょう。
How do you decide what matters most when you have many tasks?
作業がたくさんあるとき、何がいちばん大切かをどう決めますか？
質問の意図すべてが急ぎに見えるときの、優先順位の判断を見たい質問です。
方法を説明します。たとえば、締め切りを見ます。上司が先に必要なものを聞きます。優先順位のリストを作ります。迷ったときは早めに聞く、と伝えましょう。
How do you work with other people who want time with your manager?
上司との時間を求める他の人と、どのように関わりますか？
質問の意図アシスタントは上司の時間を守りながら、誰にでも丁寧で親切である必要があります。
親切で、しかもぶれないことを見せます。依頼の内容を確認します。合う時間を提案します。予定がいっぱいのときは丁寧に説明します。上司に状況を伝えていることも話しましょう。
Let me think of a real example.
実際の例を考えさせてください。
Clara
AIのコーチ
Leo
AIのコーチ
使ってみるフレーズ
Let me think of a real example.
実際の例を考えさせてください。
First I check what is most urgent, then I move the rest.
まず、いちばん急ぎのものを確認して、残りを動かします。
I’m sorry, I can’t share that, but I can pass on a message.
申し訳ありませんが、お伝えできません。ただ、伝言はお預かりできます。
I check the diary each morning and again before I leave.
毎朝と、帰る前にもう一度、予定表を確認します。
When the flight was cancelled, I booked a new one and moved the meetings.
飛行機が欠航になったとき、新しい便を取って会議を動かしました。
If I’m not sure which meeting is more important, I ask my manager.
どちらの会議が重要か分からないときは、上司に聞きます。
よくある質問
前の職場の非公開の内容を、例として話してもよいですか？
いいえ。例は一般的な内容にしましょう。名前、数字、秘密は話しません。「a senior manager」や「an important client」のように言えます。守秘を理解していることが伝わります。この仕事ではとても大切です。
エグゼクティブアシスタントの経験がない場合は、どうすればよいですか？
他の仕事、勉強、ボランティアの例を使えます。イベントの計画、シフトの管理、グループの出張の手配などがあるかもしれません。ご自分で何をしたか、どうなったかを説明します。はっきりした方法と丁寧な習慣を見せましょう。
質問が分からなかったときは、どうすればよいですか？
聞き返して大丈夫です。「Sorry, could you say that again, please?」や「Do you mean in my last job?」と言えます。時間がほしいときは「Let me think of a real example.」と言いましょう。少し間をあけるのは普通のことです。