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Perguntas para praticar
How do you manage a calendar with lots of meetings?
Como você cuida de uma agenda com muitas reuniões?
Por que perguntamO diretor tem a agenda lotada. A pessoa quer ver que você tem um método claro, e não só boas intenções.
Descreva sua rotina. Por exemplo: você olha a agenda toda manhã e na noite anterior. Conte como define prioridades e deixa um intervalo entre as reuniões. Dê um exemplo curto de um emprego passado.
Two meetings clash, and both people are important. What do you do, step by step?
Duas reuniões batem no mesmo horário, e as duas pessoas são importantes. O que você faz, passo a passo?
Por que perguntamConflitos de horário acontecem todo dia. Querem ouvir passos calmos, lógicos e com bom senso.
Use passos claros: primeiro, veja qual reunião é mais urgente. Depois, pergunte ao seu gerente se você tiver dúvida. Em seguida, mude a outra reunião com educação e ofereça novos horários. Por fim, atualize a agenda e confirme com todos.
Tell me about a trip you organised for a manager. What did you arrange?
Conte sobre uma viagem que você organizou para um gerente. O que você providenciou?
Por que perguntamPlanejar viagens exige atenção aos detalhes. Querem ver que você pensa em tudo.
Cite as partes: voos, hotel, transporte, reuniões e documentos. Diga como compartilhou o plano, por exemplo, uma página com todos os horários e endereços. Mencione algum plano reserva que você fez.
Tell me about a time someone asked you for private information. What did you say?
Conte sobre uma vez em que alguém pediu uma informação confidencial a você. O que você disse?
Por que perguntamEste trabalho exige confiança. Querem saber se você sabe dizer não com educação e proteger as informações.
Conte uma história curta, sem revelar segredos nem nomes reais. Mostre como você recusou com educação e ofereceu ajuda, por exemplo: “I can’t share that, but I can pass on a message.”
How do you keep your manager’s information private every day?
Como você mantém as informações do seu gerente em sigilo no dia a dia?
Por que perguntamDiscrição é um hábito diário, não algo de uma vez só. Querem ouvir os seus hábitos.
Dê hábitos simples. Por exemplo: você bloqueia a tela, não deixa papéis na mesa e não comenta as reuniões, nem com a equipe. Seja prático e breve.
Tell me about a time when plans changed at the last minute.
Conte sobre uma vez em que os planos mudaram na última hora.
Por que perguntamPara um diretor ocupado, os planos mudam com frequência. Querem ver que você mantém a calma e age rápido.
Diga o que deu errado, o que você mesmo fez e como terminou. Por exemplo: um voo foi cancelado à noite, você reservou outro e remarcou três reuniões. Termine com o resultado.
How do you stay calm under pressure?
Como você mantém a calma sob pressão?
Por que perguntamUma assistente calma ajuda o escritório inteiro. Querem métodos reais, e não só “sou calmo”.
Explique o que você faz: para por um momento, faz uma lista curta e resolve primeiro a tarefa mais urgente. Depois dê um exemplo rápido do seu trabalho.
What does a normal day look like in your work as an assistant?
Como é um dia normal no seu trabalho como assistente?
Por que perguntamIsso ajuda a entender sua experiência e como você organiza seu tempo.
Conte o dia em ordem: manhã olhando e-mails e agenda, preparação das reuniões, reserva de viagens, tarefas de acompanhamento. Use palavras simples de sequência, como “first”, “after that” e “at the end of the day”.
How do you decide what matters most when you have many tasks?
Como você decide o que é mais importante quando tem muitas tarefas?
Por que perguntamQuerem ver bom senso na escolha de prioridades quando tudo parece urgente.
Explique seu método. Por exemplo: você olha os prazos, pergunta o que o gerente precisa primeiro e mantém uma lista de prioridades. Diga o que faz quando está em dúvida: pergunta cedo.
How do you work with other people who want time with your manager?
Como você lida com outras pessoas que querem um horário com seu gerente?
Por que perguntamQuem assiste um gerente protege o tempo dele, mas precisa ser educado e prestativo com todos.
Mostre que você é simpático, mas firme. Diga como confere o pedido, oferece horários possíveis e explica com educação quando a agenda está cheia. Mencione que você mantém seu gerente informado.
Let me think of a real example.
Deixe-me pensar em um exemplo real.
Clara
Guia com IA
Leo
Guia com IA
Frases para experimentar
Let me think of a real example.
Deixe-me pensar em um exemplo real.
First I check what is most urgent, then I move the rest.
Primeiro vejo o que é mais urgente, depois remarco o resto.
I’m sorry, I can’t share that, but I can pass on a message.
Sinto muito, não posso compartilhar isso, mas posso passar um recado.
I check the diary each morning and again before I leave.
Olho a agenda toda manhã e de novo antes de sair.
When the flight was cancelled, I booked a new one and moved the meetings.
Quando o voo foi cancelado, reservei outro e remarquei as reuniões.
If I’m not sure which meeting is more important, I ask my manager.
Se eu não tenho certeza de qual reunião é mais importante, pergunto ao meu gerente.
Perguntas frequentes
Posso falar de detalhes confidenciais do meu último emprego para dar um bom exemplo?
Não. Mantenha seus exemplos gerais. Não diga nomes, números nem segredos. Você pode dizer “a senior manager” ou “an important client”. Isso mostra ao entrevistador que você entende de discrição, e isso pesa muito nesta função.
E se eu não tiver experiência como assistente executivo?
Use exemplos de outros trabalhos, dos estudos ou de trabalho voluntário. Talvez você tenha planejado eventos, organizado turnos ou cuidado de uma viagem em grupo. Explique o que você mesmo fez e como terminou. Mostre métodos claros e hábitos cuidadosos.
O que fazer se eu não entender uma pergunta?
Pode perguntar. Você pode dizer: “Sorry, could you say that again, please?” (Desculpe, pode repetir, por favor?) ou “Do you mean in my last job?” (Você quer dizer no meu último emprego?). Se precisar de tempo, diga: “Let me think of a real example.” Uma pausa curta é normal.