Trong trang này
Câu hỏi để luyện tập
How do you manage a calendar with lots of meetings?
Bạn quản lý lịch có rất nhiều cuộc họp như thế nào?
Vì sao họ hỏiGiám đốc có lịch rất kín. Người phỏng vấn muốn thấy bạn có cách làm rõ ràng, không chỉ có thiện chí.
Hãy kể thói quen của bạn. Ví dụ, bạn xem lịch mỗi sáng và tối hôm trước. Nói cách bạn chọn việc ưu tiên và chừa thời gian giữa các cuộc họp. Thêm một ví dụ ngắn từ công việc cũ.
Two meetings clash, and both people are important. What do you do, step by step?
Hai cuộc họp trùng giờ, và cả hai người đều quan trọng. Bạn làm gì, từng bước một?
Vì sao họ hỏiChuyện trùng lịch xảy ra mỗi ngày. Họ muốn nghe các bước bình tĩnh, hợp lý và cách bạn cân nhắc.
Nói theo từng bước: trước hết, xem cuộc họp nào gấp hơn. Nếu chưa chắc, hỏi cấp trên. Sau đó lịch sự dời cuộc họp kia và đề nghị giờ mới. Cuối cùng, cập nhật lịch và xác nhận với mọi người.
Tell me about a trip you organised for a manager. What did you arrange?
Hãy kể về một chuyến đi bạn đã lo cho cấp trên. Bạn đã sắp xếp những gì?
Vì sao họ hỏiLo chuyến đi cần sự tỉ mỉ. Họ muốn thấy bạn nghĩ đến mọi thứ.
Kể từng phần: vé máy bay, khách sạn, di chuyển, các cuộc họp và giấy tờ. Nói cách bạn gửi kế hoạch, ví dụ một trang có đủ giờ giấc và địa chỉ. Nhắc đến phương án dự phòng nếu có.
Tell me about a time someone asked you for private information. What did you say?
Hãy kể về một lần có người hỏi bạn thông tin riêng tư. Bạn đã nói gì?
Vì sao họ hỏiCông việc này cần sự tin cậy. Họ muốn biết bạn biết từ chối lịch sự và bảo vệ thông tin.
Kể ngắn gọn, nhưng đừng nói bí mật hay tên thật. Cho thấy bạn từ chối lịch sự và đề nghị giúp việc khác, ví dụ: “I can’t share that, but I can pass on a message.”
How do you keep your manager’s information private every day?
Hằng ngày bạn giữ kín thông tin của cấp trên như thế nào?
Vì sao họ hỏiGiữ kín là thói quen mỗi ngày, không phải chuyện một lần. Họ muốn nghe thói quen của bạn.
Nêu những thói quen đơn giản. Ví dụ, bạn khóa màn hình, không để giấy tờ trên bàn, và không bàn về các cuộc họp, kể cả với đồng nghiệp. Nói thực tế và ngắn gọn.
Tell me about a time when plans changed at the last minute.
Hãy kể về một lần kế hoạch thay đổi vào phút chót.
Vì sao họ hỏiGiám đốc bận rộn thường đổi kế hoạch. Họ muốn thấy bạn bình tĩnh và xử lý nhanh.
Nói chuyện gì đã xảy ra, bạn tự làm gì và kết quả ra sao. Ví dụ: chuyến bay bị hủy vào ban đêm, bạn đặt chuyến mới và dời ba cuộc họp. Kết thúc bằng kết quả.
How do you stay calm under pressure?
Bạn giữ bình tĩnh khi áp lực như thế nào?
Vì sao họ hỏiMột trợ lý bình tĩnh giúp cả văn phòng. Họ muốn nghe cách làm thật, không chỉ câu “tôi rất bình tĩnh”.
Giải thích bạn làm gì: dừng lại một chút, lập danh sách ngắn, làm việc gấp nhất trước. Rồi đưa một ví dụ nhanh từ công việc để minh họa.
What does a normal day look like in your work as an assistant?
Một ngày làm việc bình thường của bạn với vai trò trợ lý như thế nào?
Vì sao họ hỏiCâu này giúp họ hiểu kinh nghiệm của bạn và cách bạn sắp xếp thời gian.
Kể theo thứ tự trong ngày: buổi sáng xem email và lịch, chuẩn bị cho các cuộc họp, đặt vé đi lại, việc theo dõi sau đó. Dùng các từ chỉ thời gian đơn giản như “first”, “after that” và “at the end of the day”.
How do you decide what matters most when you have many tasks?
Khi có nhiều việc, bạn quyết định việc nào quan trọng nhất như thế nào?
Vì sao họ hỏiHọ muốn thấy bạn biết cân nhắc ưu tiên khi việc nào cũng có vẻ gấp.
Giải thích cách làm của bạn. Ví dụ, bạn xem hạn chót, hỏi cấp trên cần gì trước, và giữ một danh sách ưu tiên. Nói bạn làm gì khi chưa chắc: bạn hỏi sớm.
How do you work with other people who want time with your manager?
Bạn làm việc thế nào với những người muốn gặp cấp trên của bạn?
Vì sao họ hỏiTrợ lý bảo vệ thời gian của cấp trên nhưng vẫn phải lịch sự và giúp đỡ mọi người.
Cho thấy bạn thân thiện nhưng rõ ràng. Nói cách bạn xem yêu cầu, đề nghị giờ phù hợp và lịch sự giải thích khi lịch đã kín. Nhắc rằng bạn luôn báo cho cấp trên biết.
Let me think of a real example.
Để tôi nghĩ một ví dụ thật.
Clara
Người hướng dẫn AI
Leo
Người hướng dẫn AI
Câu bạn có thể thử nói
Let me think of a real example.
Để tôi nghĩ một ví dụ thật.
First I check what is most urgent, then I move the rest.
Trước hết tôi xem việc nào gấp nhất, rồi dời những việc còn lại.
I’m sorry, I can’t share that, but I can pass on a message.
Xin lỗi, tôi không thể chia sẻ điều đó, nhưng tôi có thể chuyển lời giúp bạn.
I check the diary each morning and again before I leave.
Tôi xem lịch mỗi sáng và xem lại trước khi ra về.
When the flight was cancelled, I booked a new one and moved the meetings.
Khi chuyến bay bị hủy, tôi đã đặt chuyến mới và dời các cuộc họp.
If I’m not sure which meeting is more important, I ask my manager.
Nếu chưa chắc cuộc họp nào quan trọng hơn, tôi hỏi cấp trên.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể kể chi tiết riêng tư ở công việc cũ để làm ví dụ không?
Không nên. Hãy giữ ví dụ ở mức chung. Đừng nói tên, con số hay bí mật. Bạn có thể nói “a senior manager” hoặc “an important client”. Như vậy người phỏng vấn thấy bạn hiểu việc giữ kín thông tin, và điều này rất quan trọng với công việc này.
Nếu tôi chưa có kinh nghiệm làm trợ lý điều hành thì sao?
Hãy dùng ví dụ từ công việc khác, việc học hoặc hoạt động tình nguyện. Có thể bạn từng lo sự kiện, xếp ca làm việc hoặc tổ chức chuyến đi cho một nhóm. Nói rõ bạn đã tự làm gì và kết quả ra sao. Cho thấy cách làm rõ ràng và thói quen cẩn thận.
Tôi nên làm gì nếu không hiểu câu hỏi?
Bạn cứ hỏi lại, không sao cả. Bạn có thể nói: “Sorry, could you say that again, please?” hoặc “Do you mean in my last job?” Nếu cần thêm thời gian, hãy nói: “Let me think of a real example.” Im lặng một chút là chuyện bình thường.