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練習問題
How do you manage a calendar with lots of meetings?
你怎麼管理一個會議很多的行事曆？
為什麼這樣問主管的行程很滿。對方想知道你有清楚的方法，而不只是good intentions。
說說你的日常做法。例如，你每天早上和前一天晚上都會檢查行程。說明你怎麼排優先順序，怎麼在會議之間留空檔。再舉一個以前工作的簡短例子。
Two meetings clash, and both people are important. What do you do, step by step?
兩場會議撞期，而且兩位都很重要。你會一步一步怎麼做？
為什麼這樣問撞期是每天都會發生的事。對方想聽到冷靜、有條理的步驟，還有好的判斷力。
用清楚的步驟：先確認哪一場比較緊急。不確定的話，就問你的主管。接著禮貌地改另一場的時間，並提供新的時段。最後更新行程，並和大家確認。
Tell me about a trip you organised for a manager. What did you arrange?
說說你曾為主管安排的一趟出差。你安排了哪些事？
為什麼這樣問出差規劃需要注意細節。對方想看你有沒有把每件事都想到。
說出各個部分：機票、飯店、交通、會議和文件。說明你怎麼分享計畫，例如用一頁紙列出所有時間和地址。也可以提到你準備的備案。
Tell me about a time someone asked you for private information. What did you say?
說說有人向你要機密資訊的一次經驗。你當時怎麼說？
為什麼這樣問這份工作需要信任。對方想知道你能禮貌地拒絕，並保護好資訊。
簡短說個故事，但不要透露任何真實的機密或名字。說明你怎麼禮貌地拒絕，並提供協助，例如：「I can’t share that, but I can pass on a message.」
How do you keep your manager’s information private every day?
你每天怎麼保護主管的資訊不外洩？
為什麼這樣問保守機密是每天的習慣，不是做一次就好。對方想聽你平常的做法。
說幾個簡單的習慣。例如，你會鎖定螢幕、不把文件留在桌上、不討論會議內容，即使對同事也一樣。內容要實際又簡短。
Tell me about a time when plans changed at the last minute.
說說一次計畫在最後一刻改變的經驗。
為什麼這樣問對忙碌的主管來說，計畫常常會變。對方想看你能不能保持冷靜、快速行動。
說明哪裡出了問題、你自己做了什麼、最後結果如何。例如：航班在晚上被取消，你重新訂了一班，並改了 3 場會議。最後要說結果。
How do you stay calm under pressure?
你在壓力下怎麼保持冷靜？
為什麼這樣問冷靜的助理能幫助整個辦公室。對方想聽到真正的方法，而不只是「I am calm」。
說明你會怎麼做：先停一下，列一張簡短的清單，先處理最緊急的事。再用工作中的小例子來證明。
What does a normal day look like in your work as an assistant?
你擔任助理時，平常的一天是什麼樣子？
為什麼這樣問這能幫助對方了解你的經驗，以及你怎麼安排時間。
按順序說完一天：早上看信件和行程、準備會議、訂出差行程、後續追蹤。用簡單的時間詞，像是「first」、「after that」和「at the end of the day」。
How do you decide what matters most when you have many tasks?
工作很多的時候，你怎麼決定什麼最重要？
為什麼這樣問當每件事都很急時，對方想看你在排優先順序上有沒有好的判斷力。
說明你的方法。例如，你會看截止時間，問主管最先需要什麼，並維持一份優先順序清單。也說說不確定時你會怎麼做：及早詢問。
How do you work with other people who want time with your manager?
有其他人想約你的主管見面時，你怎麼和他們配合？
為什麼這樣問助理要保護主管的時間，但對每個人都要保持禮貌、樂於幫忙。
表現出你友善但有原則。說明你怎麼確認需求、提供合適的時段，以及行程已滿時怎麼禮貌地說明。也提一下你會隨時讓主管知道狀況。
Let me think of a real example.
讓我想一個真實的例子。
Clara
AI 教練
Leo
AI 教練
可以試著說的句子
Let me think of a real example.
讓我想一個真實的例子。
First I check what is most urgent, then I move the rest.
我會先確認什麼最緊急，再調整其他的。
I’m sorry, I can’t share that, but I can pass on a message.
很抱歉，我不能透露這個，但我可以幫你轉達訊息。
I check the diary each morning and again before I leave.
我每天早上和下班前都會檢查行程。
When the flight was cancelled, I booked a new one and moved the meetings.
航班被取消時，我重新訂了一班，並改了會議時間。
If I’m not sure which meeting is more important, I ask my manager.
如果我不確定哪場會議比較重要，我會問我的主管。
常見問題
我可以用上一份工作的私人細節來當例子嗎？
不可以。請把例子說得籠統一些，不要說出名字、數字或機密。你可以說「a senior manager」或「an important client」。這樣能讓面試官看到你懂得保密，而這對這份工作很重要。
如果我沒有行政助理的經驗，怎麼辦？
你可以用其他工作、學校或志工的例子。也許你辦過活動、排過班，或幫一個團體安排過旅行。說明你自己做了什麼、最後結果如何。讓對方看到你有清楚的方法和細心的習慣。
如果我聽不懂問題，該怎麼辦？
直接問是沒問題的。你可以說：「Sorry, could you say that again, please?」或「Do you mean in my last job?」如果你需要時間，可以說：「Let me think of a real example.」稍微停一下是很正常的。