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練習する質問
Tell me how you keep a busy office running well.
忙しいオフィスをうまく回すために、どんなことをしていますか。
質問の意図よい考えだけでなく、はっきりした習慣や仕組みがあるかを知りたいからです。
毎日や毎週していることを2つか3つ挙げます。たとえば、毎週月曜日に備品、予定表、修理待ちを確認する、などです。その習慣がチームにどう役立つかも添えます。
What does a normal week look like for you?
ふだんの1週間は、どんな様子ですか。
質問の意図実際の仕事の様子と、時間の使い方を知りたいからです。
1週間を順番に話します。計画、備品の確認、会議、問題の対応などを挙げます。短く具体的に話します。長い一覧より、1つのはっきりした例のほうが伝わります。
Tell me about a time you chose a new supplier or changed one.
新しい仕入先を選んだ経験、または変更した経験を教えてください。
質問の意図仕入先は費用がかかり、オフィス全体に影響します。よい判断ができるかを見たいからです。
何が問題だったか、どう比べたか、何を選んだかを話します。費用が下がった、サービスがよくなったなどの結果も入れます。1年にいくら節約できたかなど、実際の数字を使います。
Tell me about a budget you managed, with real numbers.
管理した予算について、実際の数字を入れて教えてください。
質問の意図オフィスマネージャーはお金の管理もします。費用を抑えられる証拠を知りたいからです。
予算の大きさ、したこと1つ、その結果を話します。数字は分かる範囲で入れます。自信がなければ「about」を使います。ご自分がしたことを話します。
How do you keep costs under control?
費用はどのように抑えていますか。
質問の意図お金に気をつけているだけでなく、具体的な方法を知りたいからです。
価格を比べる、請求書を確認する、毎月の支出を記録する、値引きをお願いするなど、実際の方法を挙げます。結果のある短い例を1つ添えます。
Tell me about a problem between two people at work, and exactly what you did.
職場の2人の間で起きた問題と、ご自分が具体的に何をしたかを教えてください。
質問の意図オフィスマネージャーは人の問題に関わることが多いです。落ち着いて公平に動けるかを見たいからです。
何が起きたか、ご自分の行動、どう終わったかを話します。2人のどちらにも公平な言い方をします。たとえば、1人ずつ話を聞いて、あとで一緒に計画を決めた、などです。
Follow-up: What exactly did you do yourself?
追加の質問：ご自分で具体的に何をしましたか。
質問の意図話の中で「私たち」が多いと、ご自分の役割をはっきり聞きたくなるからです。
ご自分の行動には「I」を使います。「I called」「I compared」「I organised」のように話します。チームへの感謝も伝えられますが、ご自分の役割をはっきりさせます。
Why do you want to be an office manager?
なぜオフィスマネージャーになりたいのですか。
質問の意図仕事のどこが好きか、続けるやる気があるかを知りたいからです。
整理すること、人を助けること、問題を解くことなど、好きな部分を話します。短い経験の例を1つ付けます。正直で前向きな話し方にします。
How do you deal with a supplier who is late or makes mistakes?
遅れたり、ミスをしたりする仕入先には、どう対応しますか。
質問の意図仕入先の問題はよくあります。落ち着いて解決できるかを見たいからです。
すぐ連絡する、問題をはっきり伝える、直し方と期日を決める、あとで確認する、という順で話します。新しい仕入先を探すのはどんなときかも話します。
How do you decide what to do first when many things happen at once?
たくさんのことが同時に起きたとき、何から始めるかをどう決めますか。
質問の意図忙しいオフィスには多くの依頼があります。優先順位のつけ方を知りたいからです。
簡単な方法を話します。急ぎで大事なことを先にして、次に多くの人に関わることをする、などです。忙しい日の短い例と、その結果も添えます。
Let me think of a good example.
よい例を考えさせてください。
Clara
AIのコーチ
Leo
AIのコーチ
使ってみるフレーズ
Let me think of a good example.
よい例を考えさせてください。
Each Monday I check supplies, the diary and any repairs.
毎週月曜日に、備品、予定表、修理を確認しています。
I kept the costs down by comparing three suppliers.
3社の仕入先を比べて、費用を抑えました。
As a result, we saved about ten percent a year.
その結果、1年で約10パーセント節約できました。
My first step was to talk to each person on their own.
最初に、1人ずつ話を聞きました。
In the end, we agreed a plan that worked for everyone.
最後には、全員が納得できる計画を決めました。
よくある質問
正確な数字を覚えていないときは、どうすればよいですか。
よくあることなので、心配いりません。おおよその数字を、「about」や「around」を付けて話します。たとえば「We saved about five hundred a month.」のように言います。正直に話すことが大切です。時間の節約や苦情の減少など、ほかの結果を話すこともできます。
答えはどのくらいの長さがよいですか。
1つの答えは1分くらいが目安です。何があったか、何をしたか、結果はどうだったかを話します。もっと聞きたければ、面接官が質問します。長くて一般的な話より、よい例が1つある短い答えのほうが伝わります。
答える前に少し間をおいてもよいですか。
はい、大丈夫です。短い間は、考えているサインになります。「Let me think of a good example.」と言ってもよいです。そのあと、息を整えて話し始めます。速く話すより、はっきり落ち着いて話すことが大切です。