Trong trang này
Câu hỏi để luyện tập
Tell me how you keep a busy office running well.
Hãy kể cho tôi nghe bạn giữ cho một văn phòng bận rộn chạy tốt như thế nào.
Vì sao họ hỏiHọ muốn biết bạn có thói quen và cách làm rõ ràng, chứ không chỉ có ý tưởng hay.
Nêu hai hoặc ba việc bạn làm mỗi ngày hoặc mỗi tuần. Ví dụ: mỗi thứ Hai bạn kiểm tra đồ dùng, lịch làm việc và các việc sửa chữa đang chờ. Nói thêm vì sao mỗi thói quen giúp ích cho cả nhóm.
What does a normal week look like for you?
Một tuần làm việc bình thường của bạn trông như thế nào?
Vì sao họ hỏiHọ muốn hình dung công việc thật của bạn và cách bạn sắp xếp thời gian.
Đi qua tuần theo thứ tự. Nhắc đến việc lên kế hoạch, kiểm tra đồ dùng, họp và xử lý sự cố. Nói ngắn và cụ thể. Một ví dụ rõ ràng tốt hơn một danh sách dài.
Tell me about a time you chose a new supplier or changed one.
Hãy kể về một lần bạn chọn nhà cung cấp mới hoặc đổi nhà cung cấp.
Vì sao họ hỏiNhà cung cấp tốn tiền và ảnh hưởng đến cả văn phòng. Họ muốn thấy bạn biết cân nhắc.
Nói vấn đề là gì, bạn so sánh các lựa chọn ra sao và bạn chọn gì. Thêm một kết quả, như chi phí thấp hơn hoặc dịch vụ tốt hơn. Dùng con số thật của bạn, ví dụ mỗi năm tiết kiệm được bao nhiêu.
Tell me about a budget you managed, with real numbers.
Hãy kể về một khoản ngân sách bạn từng quản lý, kèm số liệu thật.
Vì sao họ hỏiQuản lý văn phòng phải để mắt đến tiền. Họ muốn thấy bạn kiểm soát được chi phí.
Nêu quy mô ngân sách, một việc bạn đã làm và kết quả. Dùng số thật nếu có thể. Nếu chưa chắc, bạn có thể nói “about” (khoảng). Nói rõ việc chính bạn làm.
How do you keep costs under control?
Bạn kiểm soát chi phí như thế nào?
Vì sao họ hỏiHọ muốn biết cách làm của bạn, chứ không chỉ việc bạn quan tâm đến tiền.
Nhắc đến các bước thực tế: so sánh giá, kiểm tra hóa đơn, theo dõi chi tiêu hằng tháng, xin giảm giá. Thêm một ví dụ ngắn có kết quả.
Tell me about a problem between two people at work, and exactly what you did.
Hãy kể về một vấn đề giữa hai người ở chỗ làm, và chính xác bạn đã làm gì.
Vì sao họ hỏiQuản lý văn phòng thường giúp giải quyết chuyện giữa người với người. Họ muốn thấy bạn bình tĩnh và công bằng.
Nói chuyện gì đã xảy ra, bạn làm gì và kết thúc ra sao. Công bằng với cả hai người. Ví dụ: bạn gặp riêng từng người, lắng nghe, rồi cùng thống nhất một cách làm.
Follow-up: What exactly did you do yourself?
Câu hỏi tiếp theo: Chính xác thì bạn đã tự làm gì?
Vì sao họ hỏiNếu trong câu chuyện bạn hay nói “chúng tôi”, họ muốn nghe rõ phần việc của riêng bạn.
Dùng “I” cho việc bạn làm. Hãy nói “I called”, “I compared”, “I organised”. Bạn vẫn có thể cảm ơn cả nhóm, nhưng hãy nói rõ vai trò của mình.
Why do you want to be an office manager?
Vì sao bạn muốn làm quản lý văn phòng?
Vì sao họ hỏiHọ muốn biết bạn thích điều gì trong công việc này và liệu bạn có giữ được động lực.
Nói về những phần bạn thích, như sắp xếp, giúp đỡ mọi người hoặc giải quyết vấn đề. Nối với kinh nghiệm của bạn bằng một ví dụ ngắn. Hãy nói thật và tích cực.
How do you deal with a supplier who is late or makes mistakes?
Bạn xử lý thế nào với nhà cung cấp giao trễ hoặc làm sai?
Vì sao họ hỏiChuyện với nhà cung cấp là điều khó tránh. Họ muốn thấy bạn bình tĩnh và biết cách giải quyết.
Nêu các bước: liên hệ nhanh, nói rõ vấn đề, thống nhất cách sửa và ngày hẹn, rồi kiểm tra lại. Nhắc đến lúc bạn sẽ tìm nhà cung cấp khác.
How do you decide what to do first when many things happen at once?
Khi nhiều việc xảy ra cùng lúc, bạn quyết định làm việc nào trước như thế nào?
Vì sao họ hỏiMột văn phòng bận rộn có rất nhiều yêu cầu. Họ muốn biết bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên ra sao.
Nêu một cách đơn giản: việc gấp và quan trọng làm trước, rồi đến việc ảnh hưởng nhiều người. Cho một ví dụ ngắn về một ngày bận rộn và kết quả.
Let me think of a good example.
Để tôi nghĩ một ví dụ phù hợp.
Clara
Người hướng dẫn AI
Leo
Người hướng dẫn AI
Câu bạn có thể thử nói
Let me think of a good example.
Để tôi nghĩ một ví dụ phù hợp.
Each Monday I check supplies, the diary and any repairs.
Mỗi thứ Hai tôi kiểm tra đồ dùng, lịch làm việc và các việc sửa chữa.
I kept the costs down by comparing three suppliers.
Tôi giữ chi phí thấp bằng cách so sánh ba nhà cung cấp.
As a result, we saved about ten percent a year.
Nhờ vậy, chúng tôi tiết kiệm được khoảng 10% mỗi năm.
My first step was to talk to each person on their own.
Bước đầu tiên của tôi là nói chuyện riêng với từng người.
In the end, we agreed a plan that worked for everyone.
Cuối cùng, chúng tôi thống nhất một kế hoạch phù hợp với mọi người.
Câu hỏi thường gặp
Nếu tôi không nhớ chính xác con số thì sao?
Điều đó bình thường. Bạn cứ đưa ra con số ước chừng và dùng các từ như “about” hoặc “around”. Ví dụ: “We saved about five hundred a month.” Hãy nói thật. Bạn cũng có thể nói về kết quả khác, như tiết kiệm thời gian hoặc ít bị phàn nàn hơn.
Câu trả lời của tôi nên dài bao lâu?
Bạn thử nói khoảng 1 phút cho mỗi câu. Nói chuyện gì đã xảy ra, bạn làm gì và kết quả ra sao. Nếu người phỏng vấn muốn nghe thêm, họ sẽ hỏi. Câu trả lời ngắn, rõ, có một ví dụ hay sẽ tốt hơn câu trả lời dài và chung chung.
Tôi có thể dừng lại một chút trước khi trả lời không?
Được chứ. Một khoảng lặng ngắn cho thấy bạn đang suy nghĩ. Bạn có thể nói “Let me think of a good example.” Rồi hít một hơi và bắt đầu. Nói rõ và bình tĩnh quan trọng hơn nói nhanh.