本頁內容
練習問題
Tell me how you keep a busy office running well.
請說說你怎麼讓忙碌的辦公室運作順暢。
為什麼這樣問他們想知道你有沒有清楚的習慣和做法，而不只是好點子。
說出你每天或每週會做的兩、三件事。例如：每週一你會檢查用品、行事曆和待修的東西。再說這些習慣怎麼幫到團隊。
What does a normal week look like for you?
你平常的一週是怎麼過的？
為什麼這樣問他們想看到你實際的工作內容，以及你怎麼安排時間。
照順序說完一週。提到規劃、檢查用品、開會和處理問題。簡短又具體。一個清楚的例子，比一長串清單好。
Tell me about a time you chose a new supplier or changed one.
請說說你選了新供應商，或換掉供應商的一次經驗。
為什麼這樣問供應商會花錢，也會影響整間辦公室。他們想看你的判斷力。
說明問題是什麼、你怎麼比較選項、最後選了什麼。加上結果，例如成本變低或服務變好。用你自己真實的數字，像是一年省了多少。
Tell me about a budget you managed, with real numbers.
請說說你管理過的一筆預算，並說出真實的數字。
為什麼這樣問行政經理要管錢。他們想確認你能控制成本。
說出預算的大小、你做的一件事，還有結果。可以的話用真實數字。如果不確定，就說 'about'。要說清楚是你自己做的。
How do you keep costs under control?
你怎麼控制成本？
為什麼這樣問他們想知道你的方法，而不只是你在乎錢。
提出實際的做法：比價、核對發票、每月追蹤支出、爭取折扣。再加一個有結果的簡短例子。
Tell me about a problem between two people at work, and exactly what you did.
請說說工作上兩個人之間發生的問題，以及你確切做了什麼。
為什麼這樣問行政經理常要幫忙處理人際問題。他們想看你能不能冷靜、公平地處理。
說明發生了什麼事、你自己的行動，還有最後怎麼收場。對兩個人都要公平。例如：你分別和每個人談，聽他們說，再一起訂出計畫。
Follow-up: What exactly did you do yourself?
追問：你自己確切做了什麼？
為什麼這樣問如果你的故事裡常說『我們』，他們會想清楚聽到你自己的部分。
你的行動用 'I' 來說。像是 'I called'、'I compared'、'I organised'。你還是可以感謝團隊，但要讓你自己的角色很清楚。
Why do you want to be an office manager?
你為什麼想當行政經理？
為什麼這樣問他們想知道你喜歡這份工作的哪些部分，還有你能不能一直保持熱情。
說你喜歡工作中的哪些部分，例如整理安排、幫助別人或解決問題。再用一個簡短的例子，連結到你的經驗。誠實、正面就好。
How do you deal with a supplier who is late or makes mistakes?
供應商遲到或出錯，你會怎麼處理？
為什麼這樣問和供應商出問題是常有的事。他們想看你能不能保持冷靜並解決。
說明你的步驟：很快聯絡對方、清楚說明問題、談好補救方式和日期，然後確認。也可以提到什麼情況下你會另找供應商。
How do you decide what to do first when many things happen at once?
很多事同時發生時，你怎麼決定先做哪一件？
為什麼這樣問忙碌的辦公室有很多需求。他們想知道你怎麼排優先順序。
說一個簡單的方法：先做緊急又重要的事，再做影響很多人的事。用忙碌的一天當簡短例子，並說最後怎麼收場。
Let me think of a good example.
讓我想一個好的例子。
Clara
AI 教練
Leo
AI 教練
可以試著說的句子
Let me think of a good example.
讓我想一個好的例子。
Each Monday I check supplies, the diary and any repairs.
每週一我會檢查用品、行事曆和需要修理的東西。
I kept the costs down by comparing three suppliers.
我比較了三家供應商，把成本壓低了。
As a result, we saved about ten percent a year.
結果，我們一年省了大約百分之十。
My first step was to talk to each person on their own.
我的第一步，是分別和每個人談。
In the end, we agreed a plan that worked for everyone.
最後，我們談好了一個對大家都可行的計畫。
常見問題
如果我不記得確切的數字，怎麼辦？
這很正常。給一個合理的估計，用 'about' 或 'around' 這類字就可以。例如：'We saved about five hundred a month.'（我們每個月大約省了五百。）要誠實。你也可以談其他結果，像是省下時間，或是抱怨變少。
我的回答要多長？
每個回答大約 1 分鐘就好。說發生了什麼事、你做了什麼，還有結果。如果面試官想知道更多，他們會再問。簡短清楚、有一個好例子，比又長又籠統的回答好。
回答前可以停一下嗎？
可以。短短停一下，表示你在思考。你可以說 'Let me think of a good example.'（讓我想一個好的例子。）然後深呼吸，再開始。說得清楚、沉穩，比說得快更重要。