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練習する質問
How would you greet a visitor who walks in?
来訪者が入ってきたとき、どのようにあいさつしますか？
質問の意図受付は来訪者が最初に目にする場所です。温かく、感じのよい対応ができるかを知りたいのです。
自分が何をして、何と言うかを説明します。たとえば「I look up, smile and say, Good morning, welcome.」のように話します。そのあと、誰に会いに来たのかを尋ねる、受付の記入をお願いする、担当者に連絡するなど、次の行動も加えましょう。
Tell me about any front desk work you have done.
これまでの受付の仕事について教えてください。
質問の意図来訪者、電話、伝言への対応で、実際にどんな経験があるかを知りたいのです。
クリニック、ホテル、お店など、職場の種類を伝えます。電話に出る、人を迎える、伝言を受けるなど、毎日の仕事も話しましょう。経験がない場合は、ほかの仕事での似た作業を話すとよいです。
A visitor arrives while the phone is ringing. What do you do first?
電話が鳴っているときに来訪者が来ました。まず何をしますか？
質問の意図受付は忙しい場所です。何を先にするか、どう判断するかを見たいのです。
手順を順番に説明します。たとえば、来訪者に笑顔で「One moment, please」と伝え、電話に出ます。必要なら電話を丁寧に保留にして、そのあと来訪者に対応します。どちらにも落ち着いて丁寧に接する姿を伝えましょう。
How do you handle a visitor who arrives without an appointment?
予約なしで来た来訪者には、どう対応しますか？
質問の意図来訪者が全員予定されているわけではありません。丁寧さを保ち、職場のルールを守れるかを見たいのです。
温かくあいさつして、名前と用件を聞きます。そのあと、担当者が空いているかを確認します。伝言を預かる、時間を予約するという方法もあります。たとえば「Let me check if she is available.」と言えます。
A caller is upset. How do you handle them?
怒っている電話の相手には、どう対応しますか？
質問の意図言い返したり責めたりせず、落ち着いて優しく対応できる人を求めているのです。
3つの手順で話します。まず聞く、次に問題をおわびする、最後にこれからすることを伝えます。たとえば「I'm sorry about that. Can I take your name and number? I will find the right person and call you back today.」です。相手を責めないようにしましょう。
Tell me about a time you helped a difficult customer.
対応が難しいお客様を助けた経験を教えてください。
質問の意図実際の話からは、考えだけでなく、むずかしい場面での行動が分かります。
短くて本当にあった例を選びます。何が問題で、何と言い、何をして、どう終わったかを話します。落ち着いた優しい口調で話し、そこから学んだことも伝えましょう。
How do you stay organised at the front desk?
受付では、どのように整理整頓をしていますか？
質問の意図受付は多くの伝言や予約を扱います。実際の習慣を聞きたいのです。
1つか2つ、実際に使っている道具や習慣を挙げます。その日の予定表、カレンダー、伝言ノートなどです。たとえば「I write every message down with the time, name and phone number.」のように話します。過去の仕事での例があると伝わりやすいです。
How do you make sure messages reach the right person?
伝言が確実に担当者に届くよう、どうしていますか？
質問の意図伝言がなくなると困ることが起きます。確認とフォローができる人かを知りたいのです。
自分のやり方を説明します。たとえば、伝言をはっきり書き、メールで送るか机に置きます。そのあと、相手が受け取ったかを確認します。電話番号を相手に読み返すことも伝えましょう。
What do you do when you do not know the answer to a question?
質問の答えが分からないときは、どうしますか？
質問の意図誰でもすべてを知っているわけではありません。正直さと、はっきりした対応の流れを見たいのです。
推測では答えないことを伝えます。「Let me find out for you.」と言います。そのあと、同僚に聞くか情報を調べて、相手に戻ります。正直で、頼りになることが伝わります。
Why do you want to work as a receptionist?
なぜ受付の仕事をしたいのですか？
質問の意図この仕事のどこが好きか、自分に合っていると思うかを知りたいのです。
好きな点を話します。人を助けること、職場の顔として迎えること、物事を整えておくことなどです。誰かを助けてうれしかった経験など、小さな例を加えましょう。
Good morning, welcome. How can I help you today?
おはようございます、いらっしゃいませ。今日はどのようなご用件ですか？
Clara
AIのコーチ
Leo
AIのコーチ
使ってみるフレーズ
Good morning, welcome. How can I help you today?
おはようございます、いらっしゃいませ。今日はどのようなご用件ですか？
Who are you here to see? I will let them know you are here.
どなたにお会いになりますか？お越しになったことをお伝えします。
Can I put you on hold for one moment, please?
少しだけ保留にしてもよろしいですか？
I'm sorry about that. Let me find out for you.
申し訳ありません。こちらで確認します。
Can I take your name and number, please? I will make sure they get your message.
お名前とお電話番号をお伺いできますか？伝言は必ずお伝えします。
In my last job, I kept a list of every call and message.
前の職場では、すべての電話と伝言をリストにして管理していました。
よくある質問
受付の経験が一度もなくても大丈夫ですか？
大丈夫です。ほかの仕事や生活での似た経験を話しましょう。電話に出た、お客様を助けた、記録をつけたなどです。何をしたか、その力を受付でどう生かすかを説明します。小さくても実際の例があると伝わりやすいです。
答えはどのくらいの長さがよいですか？
30秒から1分ほどが目安です。最初に短く要点を話し、そのあと例を1つか、いくつかの手順を話します。もっと知りたければ、面接官が聞いてくれます。答える前に少し考える時間をとっても大丈夫です。
質問が分からなかったら、どうしますか？
丁寧に聞き返して大丈夫です。「Sorry, could you say that again, please?」や「Do you mean how I greet visitors?」と言えます。よくあることですし、きちんと答えたい気持ちも伝わります。ゆっくり、はっきり話しましょう。