Phỏng vấn lễ tân: câu hỏi, gợi ý và những câu nên biết

Hãy kể bạn làm gì và nói gì. Ví dụ: “I look up, smile and say, Good morning, welcome.” (Tôi ngẩng lên, mỉm cười và nói: Chào buổi sáng, xin chào mừng.) Sau đó thêm bước tiếp theo: hỏi khách đến gặp ai, ghi tên khách vào sổ, hoặc gọi người đó.

Hãy nói đó là nơi nào, như phòng khám, khách sạn hay cửa hàng. Nói bạn làm gì mỗi ngày: nghe điện thoại, đón khách, ghi tin nhắn. Nếu bạn chưa làm việc này, hãy kể những việc tương tự ở công việc khác.

Hãy nói rõ từng bước. Ví dụ: mỉm cười với khách và nói “One moment, please” (Xin chờ một chút), nghe điện thoại, nếu cần thì lịch sự nhờ người gọi chờ máy, rồi giúp khách. Cho thấy bạn bình tĩnh và lịch sự với cả hai người.

Hãy chào khách thân thiện, hỏi tên và lý do đến. Sau đó xem người cần gặp có rảnh không, hoặc đề nghị ghi lại tin nhắn hay đặt một giờ hẹn. Ví dụ: “Let me check if she is available.” (Để tôi xem cô ấy có rảnh không.)

Hãy làm theo ba bước: lắng nghe trước, xin lỗi về vấn đề, rồi nói bạn sẽ làm gì. Ví dụ: “I'm sorry about that. Can I take your name and number? I will find the right person and call you back today.” (Tôi rất tiếc về chuyện đó. Cho tôi xin tên và số điện thoại được không? Tôi sẽ tìm đúng người và gọi lại cho bạn hôm nay.) Đừng bao giờ đổ lỗi cho người gọi.

Hãy chọn một ví dụ ngắn và có thật. Nói vấn đề là gì, bạn đã nói và làm gì, và kết quả ra sao. Giữ giọng bình tĩnh, nhẹ nhàng. Cho thấy bạn học được gì từ chuyện đó.

Hãy nêu một hai công cụ hoặc thói quen thật: danh sách việc hằng ngày, lịch, hoặc sổ ghi tin nhắn. Ví dụ: “I write every message down with the time, name and phone number.” (Tôi ghi mọi tin nhắn kèm giờ, tên và số điện thoại.) Một ví dụ thật từ công việc cũ sẽ giúp ích.

Hãy giải thích cách làm của bạn. Ví dụ: ghi tin nhắn rõ ràng, gửi qua email hoặc để trên bàn của họ, rồi lát sau kiểm tra xem người đó đã nhận chưa. Bạn cũng có thể nói là đọc lại số điện thoại cho người gọi nghe.

Hãy nói là bạn không đoán bừa. Bạn có thể nói: “Let me find out for you.” (Để tôi tìm hiểu giúp bạn.) Sau đó hỏi đồng nghiệp hoặc kiểm tra thông tin, rồi quay lại báo cho người đó. Như vậy cho thấy bạn trung thực và hay giúp đỡ.

Hãy nói về điều bạn thích: giúp đỡ mọi người, là gương mặt thân thiện của văn phòng, giữ mọi thứ ngăn nắp. Đưa ra một ví dụ nhỏ, như lần bạn giúp ai đó và thấy vui về điều đó.