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練習する質問
Can you tell me how you usually organise your working day?
普段、1日の仕事をどのように組み立てていますか？
質問の意図届いた依頼にただ反応するのではなく、計画して仕事を進められる人かどうかを見たいと考えています。
朝の手順を説明します。たとえば、メールを確認する、カレンダーを見る、短いリストを作る、などです。共有カレンダーや表計算ソフトなど、使う道具の名前も伝えます。日中にリストをどう更新するかも話せます。
Tell me about a day when many requests came at once.
依頼が一度にたくさん来た日のことを教えてください。
質問の意図この仕事は忙しくなります。プレッシャーの中でも落ち着いて、うまく判断できるかを知りたいと考えています。
実際にあった話を1つ選びます。どんな依頼があったか、最初に何をしてなぜそうしたか、結果はどうなったかを話します。状況、行動、結果の順に短くまとめ、落ち着いた声で話します。
Three people need something by noon, and they all say it is urgent. What exactly do you do?
3人が正午までに何かを必要としていて、全員が急ぎだと言っています。具体的に何をしますか？
質問の意図漠然とした約束ではなく、優先順位をつける明確な方法を聞きたいと考えています。
手順を順番に話します。本当の締め切りを確認する。2つの仕事がぶつかるときは上司に聞く。いつ仕上がるかを相手に伝える。みんなに状況を知らせ続ける、という流れです。
How do you keep track of tasks, meetings and deadlines?
仕事、会議、締め切りはどのように管理していますか？
質問の意図一般的なオフィスの道具に慣れていて、日付をきちんと守れる人を求めています。
カレンダー、タスクリスト、表計算ソフトなど、使っている道具の種類を伝えます。前日にリマインダーを設定するなど、習慣を1つ説明します。チームへの共有の仕方も話せます。
What office tools do you use, and what do you like about them?
どんなオフィスツールを使っていて、どこが気に入っていますか？
質問の意図よく使うソフトで、すぐに仕事を始められるかを知りたいと考えています。
メール、文書作成、表計算、共有カレンダーなど、道具の種類で話します。それぞれで得意なことを1つ伝えます。勉強中のツールがあれば正直に話し、どう学んでいるかも説明します。
Tell me about a mistake you caught in your work. How did you catch it?
仕事で見つけたミスについて教えてください。どうやって気づきましたか？
質問の意図ここでは正確さが大切です。確認の習慣と、正直さを知りたいと考えています。
手紙の日付が違っていたなど、小さくても実際にあった例を選びます。2回読み返して気づいた、など見つけ方を話します。同じことが起きないように、その後どう変えたかも伝えます。
How do you check your work before you send it?
送る前に、仕事をどのように確認していますか？
質問の意図名前、日付、数字の小さな誤りが、オフィスでは大きな問題につながることがあります。
具体的な習慣を1つか2つ話します。2回読む。元の資料と見比べる。名前、日付、数字を確認する。繰り返しの仕事にはチェックリストを使う、などです。「I am careful」だけより、はっきりした習慣のほうが伝わります。
What do you do with private files and information?
非公開のファイルや情報は、どのように扱っていますか？
質問の意図事務アシスタントは、スタッフや顧客の情報を目にすることが多い仕事です。安心して任せられる人かを知りたいと考えています。
具体的な行動を伝えます。ファイルを鍵のかかる場所にしまう。席を離れるときは画面をロックする。プリンターに紙を残さない。必要な人にだけ情報を共有する、などです。
Someone asks you about a colleague's staff file. What do you say?
同僚の人事ファイルについて、誰かに聞かれました。どう答えますか？
質問の意図丁寧に断って、非公開の情報を守れるかを聞きたいと考えています。
丁寧な答え方を見せます。たとえば「I'm sorry, I can't share that. Please speak to the office manager.」です。感じよく、でもはっきりと伝え、必要なら上司に知らせると話します。
You say you are very organised. How exactly do you do that?
とても整理上手だとのことですが、具体的にどのようにしていますか？
質問の意図答えが一般的だと、Danaは詳しく聞きます。実際の方法と例を知りたいと考えています。
「I am organised」で終わらせません。方法と、前の仕事での例を加えます。たとえば「I keep one task list in a spreadsheet. I update it every morning and every afternoon.」です。
First I check the deadlines, then I ask which task matters most.
まず締め切りを確認して、それからどの仕事が一番大事かを聞きます。
Clara
AIのコーチ
Leo
AIのコーチ
使ってみるフレーズ
First I check the deadlines, then I ask which task matters most.
まず締め切りを確認して、それからどの仕事が一番大事かを聞きます。
I always check names, dates and numbers before I send anything.
何かを送る前に、必ず名前、日付、数字を確認します。
I use a shared calendar and a spreadsheet to keep track of tasks.
共有カレンダーと表計算ソフトで、仕事を管理しています。
If two tasks clash, I ask my manager which one comes first.
2つの仕事がぶつかるときは、どちらを先にするか上司に聞きます。
I'm sorry, I can't share that information. Please ask the office manager.
申し訳ありませんが、その情報はお伝えできません。オフィスマネージャーにお聞きください。
Could you repeat the question, please? I want to be sure I understand.
もう一度質問をお願いできますか？ きちんと理解したいのです。
よくある質問
この国でのオフィス経験がなくても大丈夫ですか？
大丈夫です。仕事、ボランティア、学校など、どんな場面でもかまいません。作業を整理した、依頼に対応した、情報を守った、という例を使います。身につけた力は同じです。何をしたかを順番に説明します。Danaは、どこで働いたかより、方法や習慣を大切にしています。
質問が分からないときはどうすればいいですか？
聞き返して大丈夫です。「Sorry, could you say that again, please?」や「Do you mean in my last job?」と言えます。聞き返すのは、よく答えたいという気持ちの表れです。話す前に少し間を置いて考えても構いません。急いだ答えより、落ち着いた間のほうが好印象です。
答えはどのくらいの長さがいいですか？
4〜6文くらいが目安です。最初に要点を話し、次に実際の例を1つ、最後に結果を伝えます。Danaがもっと知りたければ、聞いてくれます。長くて漠然とした答えより、短くて例のある答えのほうが伝わりやすいです。