Trong trang này
Câu hỏi để luyện tập
Can you tell me how you usually organise your working day?
Bạn có thể kể bạn thường sắp xếp một ngày làm việc như thế nào không?
Vì sao họ hỏiDana muốn thấy bạn biết lên kế hoạch, chứ không chỉ xử lý theo từng việc đến trước mắt.
Hãy kể các bước buổi sáng của bạn. Ví dụ: xem email, xem lịch, lập một danh sách ngắn. Nói tên công cụ bạn dùng, như lịch chung hoặc bảng tính. Nói bạn cập nhật danh sách trong ngày ra sao.
Tell me about a day when many requests came at once.
Hãy kể về một ngày có nhiều yêu cầu đến cùng lúc.
Vì sao họ hỏiCông việc này có lúc rất bận. Dana muốn biết bạn giữ bình tĩnh và chọn việc hợp lý khi áp lực.
Kể một câu chuyện thật. Nói các yêu cầu là gì, bạn làm gì trước và vì sao. Nói kết quả ra sao. Giữ ngắn gọn: tình huống, hành động, kết quả. Nói với giọng bình tĩnh.
Three people need something by noon, and they all say it is urgent. What exactly do you do?
Ba người cần việc xong trước buổi trưa và ai cũng nói là gấp. Chính xác thì bạn sẽ làm gì?
Vì sao họ hỏiDana muốn nghe một cách làm rõ ràng để chọn việc ưu tiên, chứ không phải lời hứa chung chung.
Nói các bước theo thứ tự. Kiểm tra hạn chót thật. Hỏi quản lý nếu hai việc xung đột. Cho mọi người biết khi nào họ nhận được kết quả. Nói rằng bạn luôn thông báo cho mọi người.
How do you keep track of tasks, meetings and deadlines?
Bạn theo dõi công việc, cuộc họp và hạn chót như thế nào?
Vì sao họ hỏiDana cần một người quen với các công cụ văn phòng thông dụng và đáng tin về ngày giờ.
Nói loại công cụ bạn dùng, như lịch, danh sách việc hoặc bảng tính. Kể một thói quen, như đặt nhắc việc từ hôm trước. Nói bạn chia sẻ cập nhật với cả nhóm thế nào.
What office tools do you use, and what do you like about them?
Bạn dùng những công cụ văn phòng nào, và bạn thích điều gì ở chúng?
Vì sao họ hỏiDana muốn biết bạn có thể bắt đầu làm việc nhanh với các phần mềm thông dụng không.
Nói về các loại công cụ: email, soạn văn bản, bảng tính, lịch chung. Nói một điều bạn làm tốt với mỗi loại. Nếu bạn còn đang học một công cụ, hãy nói thật và kể bạn học thế nào.
Tell me about a mistake you caught in your work. How did you catch it?
Hãy kể về một sai sót bạn đã phát hiện trong công việc của mình. Bạn phát hiện bằng cách nào?
Vì sao họ hỏiỞ đây sự chính xác rất quan trọng. Dana muốn thấy thói quen kiểm tra và sự trung thực của bạn.
Chọn một ví dụ nhỏ và có thật, như ghi nhầm ngày trong một lá thư. Nói bạn tìm ra bằng cách nào, ví dụ đọc lại hai lần. Nói sau đó bạn thay đổi gì để chuyện đó không lặp lại.
How do you check your work before you send it?
Bạn kiểm tra công việc của mình thế nào trước khi gửi đi?
Vì sao họ hỏiNhững sai sót nhỏ về tên, ngày hay số có thể gây chuyện lớn trong văn phòng.
Nói một hai thói quen cụ thể. Đọc lại hai lần. So với bản gốc. Kiểm tra tên, ngày và số. Dùng danh sách kiểm tra cho việc lặp lại. Một thói quen rõ ràng tốt hơn câu “Tôi cẩn thận”.
What do you do with private files and information?
Bạn làm gì với các hồ sơ và thông tin riêng tư?
Vì sao họ hỏiTrợ lý hành chính thường thấy thông tin của nhân viên và khách hàng. Dana phải tin tưởng bạn.
Nói những việc làm cụ thể. Khóa hồ sơ lại. Khóa màn hình khi rời bàn. Không để giấy tờ ở máy in. Chỉ chia sẻ thông tin với người cần biết.
Someone asks you about a colleague's staff file. What do you say?
Có người hỏi bạn về hồ sơ nhân sự của một đồng nghiệp. Bạn sẽ nói gì?
Vì sao họ hỏiDana muốn nghe bạn biết từ chối một cách lịch sự và bảo vệ thông tin riêng tư.
Hãy cho thấy một câu trả lời lịch sự. Ví dụ: “I'm sorry, I can't share that. Please speak to the office manager.” Nói rằng bạn vẫn thân thiện nhưng vững vàng, và báo cho quản lý nếu cần.
You say you are very organised. How exactly do you do that?
Bạn nói bạn rất ngăn nắp. Chính xác thì bạn làm điều đó như thế nào?
Vì sao họ hỏiNếu câu trả lời chung chung, Dana sẽ hỏi thêm chi tiết. Dana muốn nghe cách làm và ví dụ thật.
Đừng dừng ở câu “Tôi ngăn nắp”. Hãy thêm một cách làm và một ví dụ từ công việc trước. Ví dụ: “I keep one task list in a spreadsheet. I update it every morning and every afternoon.”
First I check the deadlines, then I ask which task matters most.
Trước tiên tôi kiểm tra hạn chót, rồi tôi hỏi việc nào quan trọng nhất.
Clara
Người hướng dẫn AI
Leo
Người hướng dẫn AI
Câu bạn có thể thử nói
First I check the deadlines, then I ask which task matters most.
Trước tiên tôi kiểm tra hạn chót, rồi tôi hỏi việc nào quan trọng nhất.
I always check names, dates and numbers before I send anything.
Tôi luôn kiểm tra tên, ngày và số trước khi gửi bất cứ thứ gì.
I use a shared calendar and a spreadsheet to keep track of tasks.
Tôi dùng lịch chung và bảng tính để theo dõi công việc.
If two tasks clash, I ask my manager which one comes first.
Nếu hai việc xung đột, tôi hỏi quản lý việc nào làm trước.
I'm sorry, I can't share that information. Please ask the office manager.
Xin lỗi, tôi không thể chia sẻ thông tin đó. Vui lòng hỏi quản lý văn phòng.
Could you repeat the question, please? I want to be sure I understand.
Bạn có thể nhắc lại câu hỏi được không? Tôi muốn chắc chắn là mình hiểu.
Câu hỏi thường gặp
Nếu tôi chưa có kinh nghiệm văn phòng ở đất nước này thì sao?
Không sao cả. Bạn có thể dùng ví dụ từ bất kỳ công việc, hoạt động tình nguyện hay việc học nào mà bạn đã sắp xếp công việc, xử lý yêu cầu hoặc giữ kín thông tin. Kỹ năng thì giống nhau. Hãy kể từng bước bạn đã làm. Dana quan tâm đến cách làm và thói quen của bạn hơn là nơi bạn làm việc.
Nếu tôi không hiểu câu hỏi thì sao?
Hỏi lại là chuyện bình thường. Bạn có thể nói: “Sorry, could you say that again, please?” hoặc “Do you mean in my last job?” Hỏi lại cho thấy bạn muốn trả lời cho tốt. Hãy dừng một chút để suy nghĩ trước khi nói. Một khoảng lặng bình tĩnh tốt hơn một câu trả lời vội vàng.
Câu trả lời của tôi nên dài bao nhiêu?
Hãy nói khoảng bốn đến sáu câu. Nói ý chính trước. Sau đó đưa ra một ví dụ thật. Rồi nói kết quả. Nếu Dana muốn nghe thêm, Dana sẽ hỏi. Câu trả lời ngắn, rõ và có ví dụ thật dễ theo dõi hơn câu trả lời dài và chung chung.