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練習問題
Can you tell me how you usually organise your working day?
可以說說你平常怎麼安排一天的工作嗎？
為什麼這樣問她想知道你會事先規劃工作，而不是來什麼就做什麼。
說說你早上的步驟，例如：看電子郵件、看行事曆、列一張簡短的清單。說出你用的工具，像是共用行事曆或試算表。再說你一天中怎麼更新清單。
Tell me about a day when many requests came at once.
請說說有一天很多請求同時出現的經驗。
為什麼這樣問這份工作常常很忙。她想確認你在壓力下能保持冷靜，也能做出好的判斷。
說一個真實的故事。說明有哪些請求、你先做什麼、為什麼。再說結果如何。重點放在：狀況、做法、結果，語氣保持平穩。
Three people need something by noon, and they all say it is urgent. What exactly do you do?
有三個人中午前都需要你幫忙，而且都說很緊急。你會怎麼做？
為什麼這樣問她想聽到明確的排優先順序方法，而不是籠統的保證。
依序說出你的步驟。先確認真正的期限。如果兩件事衝突，就問主管。告訴大家什麼時候可以拿到成果。也說你會讓每個人都知道進度。
How do you keep track of tasks, meetings and deadlines?
你怎麼掌握工作事項、會議和截止日期？
為什麼這樣問她需要一個習慣使用常見辦公工具、對日期也很可靠的人。
說出你用的工具類型，例如行事曆、待辦清單或試算表。解釋一個習慣，像是前一天設定提醒。再說你怎麼和團隊分享最新進度。
What office tools do you use, and what do you like about them?
你會用哪些辦公工具？你喜歡它們哪一點？
為什麼這樣問她想知道你能不能很快上手常用的軟體。
談談工具的種類：電子郵件、文書處理、試算表、共用行事曆。每一種說一件你做得好的事。如果有工具還在學，就老實說，並說明你怎麼學。
Tell me about a mistake you caught in your work. How did you catch it?
請說說你在工作中發現的一個錯誤。你是怎麼發現的？
為什麼這樣問這裡很重視正確。她想看你的檢查習慣，也看你是否誠實。
選一個小而真實的例子，像是信裡的日期寫錯。說你怎麼發現的，例如重讀了兩次。再說你之後做了什麼改變，避免再發生。
How do you check your work before you send it?
寄出之前，你怎麼檢查自己的工作？
為什麼這樣問在辦公室裡，姓名、日期或數字的小錯誤，可能造成大麻煩。
說一兩個具體的習慣。讀兩次。和原始資料對照。檢查姓名、日期和數字。重複的工作就用檢查表。清楚的習慣，比說「我很細心」更好。
What do you do with private files and information?
對於私人檔案和資訊，你會怎麼處理？
為什麼這樣問行政助理常會看到員工和客戶的資料。她必須能信任你。
說出具體的做法。把檔案鎖好。離開座位時鎖定螢幕。不要把紙張留在印表機上。只把資訊分享給需要的人。
Someone asks you about a colleague's staff file. What do you say?
有人向你問同事的人事檔案。你會怎麼說？
為什麼這樣問她想聽到你能禮貌地拒絕，並保護私人資訊。
示範一個有禮貌的回答。例如：「I'm sorry, I can't share that. Please speak to the office manager.」說你會保持友善但立場堅定，必要時也會告訴主管。
You say you are very organised. How exactly do you do that?
你說你很有條理。你具體是怎麼做到的？
為什麼這樣問如果回答太籠統，Dana 會追問細節。她想聽到真實的方法和例子。
不要只說「我很有條理」。再加上一個方法，和上一份工作的例子。例如：「I keep one task list in a spreadsheet. I update it every morning and every afternoon.」
First I check the deadlines, then I ask which task matters most.
我會先確認截止日期，再問哪一件事最重要。
Clara
AI 教練
Leo
AI 教練
可以試著說的句子
First I check the deadlines, then I ask which task matters most.
我會先確認截止日期，再問哪一件事最重要。
I always check names, dates and numbers before I send anything.
寄出任何東西之前，我一定會檢查姓名、日期和數字。
I use a shared calendar and a spreadsheet to keep track of tasks.
我用共用行事曆和試算表來掌握工作事項。
If two tasks clash, I ask my manager which one comes first.
如果兩件事衝突，我會問主管哪一件要先做。
I'm sorry, I can't share that information. Please ask the office manager.
不好意思，我不能分享這項資訊。請你問辦公室經理。
Could you repeat the question, please? I want to be sure I understand.
可以請你再說一次問題嗎？我想確定自己聽懂了。
常見問題
如果我在這個國家沒有辦公室經驗，怎麼辦？
沒關係。你可以用任何工作、志工或學習中的例子，只要是你安排過事情、處理過請求，或保護過私人資訊的經驗都可以。能力是一樣的。一步一步說明你做了什麼。Dana 在意的是你的方法和習慣，而不是你在哪裡做的。
如果我聽不懂問題，怎麼辦？
請對方再說一次是很正常的。你可以說：「Sorry, could you say that again, please?」或是「Do you mean in my last job?」（你是指我上一份工作嗎？）。多問一句，代表你想好好回答。開口前可以先停一下，想一想。冷靜的停頓，比匆忙的回答更好。
我的回答應該多長？
大約 4 到 6 句就好。先說重點，再給一個真實的例子，最後說結果。如果 Dana 想知道更多，她會再問。短而清楚、又有真實例子的回答，比冗長籠統的回答更容易聽懂。